La Société canadienne de sociologie vous invite à assister et à participer à son congrès annuel. Veuillez vous référer à notre politique de participation à la conférence pour plus d’informations sur les conditions d’inscription.
La conférence ne serait pas possible sans l’engagement de nos membres qui assument les rôles décrits ci-dessous. Nous espérons que les lignes directrices et les informations fournies vous seront utiles, mais n’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.
Les organisateurs de séances proposent et coordonnent des séances de présentation de documents, des panels et des ateliers. Les personnes chargées d’organiser les séances de présentation de documents examinent les résumés soumis et travaillent avec la SCS pour planifier les détails de la séance.
Les organisateurs de séances assument souvent le rôle de president.e de séance (voir le rôle suivant si c’est le cas).
Politiques
Les politiques de participation à la conférence s’appliquent si les organisateurs de séance assistent à la conférence virtuelle et/ou à la conférence en personne.
Panels et ateliers
Les organisateurs sont priés d’envoyer les détails concernant les panélistes invités (noms, affiliations et adresses électroniques) au bureau de la SCS d’ici le 15 février 2024. Ils sont également invités à soutenir les efforts du bureau de la SCS pour communiquer les informations sur la conférence et les politiques d’inscription à leurs panélistes.
Séance de présentation
Les organisateurs de séances de présentation de documents examinent les propositions de résumés et collaborent avec la SCS pour planifier les détails de la séance.
Les résumés soumis par les organisateurs à leur séance doivent être soumis en ligne avant le 29 janvier 2024 et examinés par un coorganisateur, un organisateur de séance au sein du pôle de recherche ou un membre du comité de programme de la conférence.
L’obligation de soumettre un article ou une présentation complète avant la Conférence est laissée à la discrétion de l’organisateur de la séance. Il est fortement recommandé aux organisateurs de demander un article et/ou une présentation complète avant le 15 mai 2024 afin de s’assurer que les auteurs sont prêts et s’engagent à faire une présentation lors de la conférence. Les attentes concernant ces éléments doivent être communiquées aux présentateurs qui les enverront directement aux organisateurs et au president de la séance.
Instructions pour l’examen des soumissions de résumés à l’intention des organisateurs de séances
Nous utilisons ‘My Conference Suite’ pour la soumission des résumés et le processus d’évaluation. Ce système intègre tous les renseignements sur les séances des présentations et sur les participants, ce qui permet une communication et une coordination de programme efficaces. Par conséquent, tous les résumés doivent être soumis au moyen de ce système avant le 29 janvier.*
*Exceptions (Sherry Fox communiquera avec les organisateurs de séances concernés)
- Séances conjointes ou coparrainées qui acceptent les soumissions de plus d’une association
- Renseignements sur le conférencier ou le panéliste invité
Soumettre un résumé pour votre propre séance
Si vous avez l’intention de soumettre un résumé pour votre propre séance (ou une autre), veuillez noter que vous devez le faire en utilisant le système de conférence en ligne avant la date limite du 29 janvier.
Votre coorganisateur de la séance ou un autre membre du groupe de recherche affilié peut faire l’examen de votre résumé. Si cela ne s’applique pas à votre séance, veuillez nous faire parvenir une copie du résumé (office@csa-scs.ca) d’ici le 29 janvier afin que notre comité de la Conférence puisse en faire l’examen.
Accéder au système
En tant qu’organisateur de séance, vous aurez accès aux résumés soumis pour votre séance via My Conference Suite.
Ce système vous permet d’examiner les soumissions à votre (vos) séance(s) et de soumettre des résumés en tant qu’auteur. Le système a envoyé un nom d’utilisateur et un mot de passe à tous les organisateurs de séances. Veuillez me contacter si vous ne les avez pas reçus.
Se connecter à My Conference Suite
Examen des résumés
Un guide d’utilisation étape par étape est disponible pour tous les organisateurs de séances.
Télécharger les instructions pour les organisateurs de séances
La SCS vous contactera le 31 janvier pour vous informer du statut final de votre séance et travaillera avec vous pour la réorganiser, si nécessaire, selon les directives suivantes.
Les séances comportant moins de trois résumés soumis/approuvés seront annulées ou fusionnées. Cette politique s’applique également si un présentateur ou présentatrice se retire ou ne remplit pas les conditions d’inscription à la conférence avant le 15 avril.
Les séances comportant 3 ou 4 résumés acceptés peuvent être invitées à prendre en considération des résumés de même thème provenant de séances annulées ou fusionnées afin de créer une séance complète de 5 présentations.
Les séances pour lesquelles 7 résumés ou plus ont été acceptés pourront faire l’objet d’une ou plusieurs sous-séances supplémentaires en fonction de l’espace et du temps disponibles dans le programme (à confirmer par le bureau de la SCS le 31 janvier).
Les détails des sous- séances doivent être envoyés au bureau de la SCS avant le 19 février : titres et description des sous- séances, présentations assignées à chaque sous- séances et ordre des présentations.
**Le processus d’examen des résumés doit être terminé d’ici le 15 février**
Communications
Le système informera automatiquement les auteurs de votre décision d’approbation ou de refus le 16 février.
Nous vous suggérons d’envoyer un courriel directement aux auteurs pour leur demander de réviser le résumé.
Résumés refusés
Si vous n’avez pas la possibilité d’accepter un résumé ou si vous estimez qu’il ne convient pas pour votre séance, mais qu’il mérite d’être présenté, veuillez communiquer avec notre bureau afin qu’il soit éventuellement présenté dans le cadre d’une autre séance.
Présidents de séance
Applicable aux séances de présentation de documents.
En tant que participant à la conférence de la Société canadienne de sociologie, le président doit se conformer aux politiques de participation à la conférence.
Un organisateur de séance qui ne présente pas de communication dans une séance peut agir en tant que président ou discutant (bien qu’il ne doive pas assumer les deux rôles).
Le président doit examiner les présentations et les informations sur les auteurs avant la conférence. Le président doit s’assurer que le discutant (le cas échéant) a pu examiner toutes les présentations.
Toutes les séances durent 90 minutes. Les présidents doivent organiser leur séance de manière à prévoir du temps pour un message de bienvenue, Reconnaissance du territoire autochtone, la présentation des présentateurs/panélistes et les questions-réponses avec le public, en plus d’une durée déterminée pour les présentations ou les discussions des panélistes.
Les participants à la séance doivent être contactés à la mi-avril pour les informer de la durée de leur présentation (entre 10 et 15 minutes en fonction du nombre de présentations dans la séance) et de la nécessité de soumettre à l’avance un article complet ou une présentation au président de la séance.
En résumé, le président devra :
- Consulter les organisateurs de la séance au sujet du format de la séance et des présentations avant la conférence.
- Se rendre dans la salle de séance 15 minutes à l’avance pour accueillir les présentateurs et avertir l’équipe de la SCS de tout problème technique dans la salle, le cas échéant.
- Ouvrir la séance
- Transmettre la reconnaissance des terres – qui sera fournie par la SCS en mai.
- Présenter les présentateurs
- Les présentations doivent être faites dans l’ordre indiqué dans le programme.
- Respecter le temps imparti à chaque présentation (entre 10 et 15 minutes en fonction du nombre de présentations dans la séance)
- Animer la séance de questions-réponses (15 à 20 dernières minutes de la séance)
- Notez le nombre de participants à la séance et les problèmes éventuels (par exemple, les présentateurs qui ne se présentent pas) pour l’équipe de la SCS.
Modérateurs de séance
Applicable aux séances de panel et de conférence principale
En tant que participant à la conférence de la Société canadienne de sociologie, le modérateur doit se conformer aux politiques de participation à la conférence.
Les modérateurs de panels ont les responsabilités d’un président en termes d’introduction et de respect du temps imparti, ainsi que de maintien de l’ordre dans la discussion entre les panélistes et le public.
Discutants de la séance
En tant que participant à la conférence de la Société canadienne de sociologie, le discutant doit se conformer aux politiques de participation à la conférence.
Le discutant doit communiquer avec l’organisateur et/ou le président de la séance pour obtenir des copies des documents de présentation avant la conférence.
Le temps total alloué au discutant est limité à 10-15 minutes en fonction du nombre de présentations dans la séance.
Présentateurs
Applicable aux séances de présentation de documents et de tables rondes.
En tant que participant à la conférence de la Société canadienne de sociologie, tous les présentateurs ont jusqu’au 15 avril pour se conformer aux politiques de participation à la conférence.
- Les coauteurs d’articles qui ne font pas de présentation ou qui ne participent pas à notre conférence sont exemptés de ces obligations d’inscription.
- Des exceptions peuvent s’appliquer dans le cas de séances interdisciplinaires (les participants seront informés si cela s’applique à eux)
Les auteurs doivent vérifier l’état d’avancement de l’examen de leur résumé par le biais du système de soumission en ligne. Notre bureau doit être informé si l’organisateur de la séance n’a pas examiné ou communiqué les résultats de l’examen avant le 16 février 2024.
La SCS reconnaissons qu’il peut y avoir des situations dans lesquelles il y a des avantages pédagogiques et professionnels à présenter la même recherche à plusieurs associations lors du congrès. Nous encourageons nos membres, à titre de bonne pratique, à informer les deux associations de leur intention de présenter la recherche dans le cadre de plusieurs conférences.
Les doubles présentations dans le cadre de la conférence de la Société canadienne de sociologie ne sont pas autorisées et il sera demandé à l’auteur ou aux auteurs de retirer l’une des présentations.
Un participant peut être le seul ou le principal présentateur dans deux (2) séances différentes de présentation de documents au maximum. Le participant peut participer à une troisième séance en tant que panéliste. Le fait d’assumer le rôle d’animateur de séance, d’intervenant ou de coprésentateur n’est pas pris en compte dans cette limite de trois (3) séances.
Les présentateurs doivent communiquer directement avec les organisateurs des séances concernant le temps qui leur est alloué pour la présentation et les attentes en matière de soumission d’articles complets ou de présentations (la date limite est le 15 mai). Le fait de ne pas maintenir la communication avec l’organisateur de la séance ou avec nous, ou de ne pas fournir les informations demandées par nous ou l’organisateur, peut entraîner le retrait de la présentation du programme de la conférence.
Nous devons être informés immédiatement par l’auteur de tout changement apporté au titre ou au sommaire d’une présentation, ou de tout retrait de la présentation de la séance, afin d’assurer l’exactitude du programme de la conférence.
Panelistes
En tant que participant à la conférence de la Société canadienne de sociologie, tous les panélistes ont jusqu’au 15 avril pour se conformer aux politiques de participation à la conférence.
Les panélistes doivent communiquer directement avec les organisateurs des séances en ce qui concerne les détails du panel. Le fait de ne pas maintenir la communication avec l’organisateur de la séance ou de ne pas fournir les informations demandées par ce dernier peut entraîner l’annulation de la participation du panéliste au programme de la conférence.
Applicable aux personnes qui assistent à la conférence de la CSA en tant qu’observateurs seulement (c.-à-d. qui n’occupent pas un ou plusieurs des rôles susmentionnés).
Il n’est pas nécessaire d’être membre de la Société canadienne de sociologie, mais les membres bénéficient d’une réduction des frais d’inscription des délégués au congrès en personne.
Toute personne participant à la conférence en personne à l’Université McGill (du 17 au 21 juin 2024) doit être un délégué inscrit au congrès, les frais d’inscription au congrès de la Société canadienne de sociologie étant inclus.
La participation de l’auditoire à la séance virtuelle est ouverte à la communauté.
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